Employeur : quelles obligations lors de l’embauche d’un premier salarié ?

Ce contenu a été rédigé en partenariat avec Being RH.

La Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE)

Quelle que soit la nature ou la durée du contrat de travail du salarié embauché, vous devez réaliser la DPAE de ce dernier auprès de l'URSSAF. La DPAE doit être faite dans les 8 jours avant la date d'embauche du salarié et au plus tard le jour-même de l'embauche.

Cette déclaration permettra d'ouvrir votre compte employeur au régime général afin de pouvoir payer par la suite les cotisations dues mensuellement. 
Si vous embauchez un salarié étranger, des démarches supplémentaires sont à effectuer pour être en conformité. 

La DPAE n'est pas à réaliser si vous embauchez comme premier contrat un stagiaire rémunéré au minimum légal. En revanche, elle devra être réalisée si le stagiaire est rémunéré au-dessus du minimum légal car des cotisations seront dues sur le delta.

En cas d'annulation d'une embauche et si vous aviez déjà réalisé la DPAE de votre côté, vous devrez vous rapprocher de l'URSSAF afin de clôturer votre compte pour ne pas déclencher de taxation d'office. 

La Visite d'information et de prévention (Vip)

Lors de l'embauche de votre premier salarié, vous devez vous affilier à un centre de médecine du travail se trouvant à proximité de vos locaux et organiser une visite d'information et de prévention dans les 3 mois suivants la prise de poste. 

Cette visite d'information doit être renouvelée selon une périodicité qui ne peut excéder 5 ans. 
Il existe certaines conditions cumulatives permettant de dispenser votre salarié de la Vip. 
Si vous embauchez un salarié mineur, la visite d'information et de prévention doit être réalisée avant l'embauche. 
La périodicité de renouvellement de la Vip est abaissée à 3 ans pour les salariés reconnus travailleurs handicapés. 

La Visite d'information et de prévention doit être réalisée sur les horaires de travail du salarié et sa rémunération est maintenue pendant son absence. 

Ouverture d'un contrat frais de santé et prévoyance collectif

Lors d'une première embauche, la loi prévoit également la mise en place obligatoire :
•    D'un contrat complémentaire santé pour l'ensemble des salariés
•    D'un contrat de prévoyance pour la maladie longue, l'incapacité ou encore le décès pour les salariés sous statut cadre. 

Pour les salariés non cadres, la loi ne prévoit aucune obligation en matière de prévoyance et c'est la Convention Collective Nationale (CCN) dont vous êtes rattaché qui précisera vos obligations de cotisations sur ce point.

Vous devrez par la suite rédiger une décision unilatérale reprenant les modalités d'applications des deux contrats, à faire signer par vos salariés déjà présents au moment de l'ouverture des contrats (taux appliqués, % de répartition).

Une notice d'information devra être remise à chaque nouveau salarié afin de les informer sur les modalités d'application du contrat de frais de santé et de prévoyance.

Il n'est pas possible de mettre une condition d'ancienneté pour le contrat de frais de santé. Tout nouveau salarié doit pouvoir bénéficier de la couverture mutuelle de l'entreprise. 

Des cas de dispenses existent et permettent aux salariés sous certaines conditions de ne pas adhérer à la mutuelle d'entreprise. 

Les affichages obligatoires 

Dès l'embauche de votre premier salarié, vous êtes tenu d'afficher et de communiquer un certain nombre d'informations par tout moyen (soit tous les supports de communication dont vous disposez, prioritairement les panneaux d'affichage, à positionner dans des endroits de l'entreprise, facilement accessibles à tous et bien en évidence). Ces informations concernent de nombreux domaines (égalité femmes-hommes, discrimination, règlement intérieur, coordonnées de l'inspection du travail, etc.). 

Certaines de ces informations doivent être affichées dans des lieux facilement accessibles et d'autres peuvent être communiquées par tout moyen (site intranet de l'entreprise par exemple). 

Retrouvez cette liste sur le site de l’Etat. Ces obligations varient selon l’effectif de votre entreprise.

Le registre unique du personnel

Quel que soit son effectif, un registre unique du personnel doit être tenu. 
Il s'agit d'un document obligatoire établi sur un support papier ou dématérialisé reprenant les entrées et sorties des salariés au sein de la structure. Les obligations d'affichage et de registre peuvent varier en fonction de l'effectif de l'entreprise.

Des dommages et intérêts peuvent être demandés par le salarié qui aurait subi un préjudice en lien avec l'absence de cet affichage obligatoire.

Les données du registre unique du personnel doivent être conservées 5 ans à compter de la date de sortie du salarié ou du stagiaire. 

Le Document Unique d'Evaluation des Risques Professionnels (DUERP)

Dès l'embauche de votre premier salarié, vous devez établir le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP).
Ce document est obligatoire dans toutes les entreprises dès l'embauche du 1er salarié.

Le DUERP doit comporter les éléments suivants :
•    L'inventaire des dangers et résultat de l'évaluation des risques identifiés dans l'entreprise
•    La liste des actions de prévention des risques et de protection des salariés

La mise à jour du DUERP présente des particularités selon la taille de l'entreprise.

Le DUERP, dans ses versions successives, est conservé par l'employeur pendant une période de 40 ans à compter de son élaboration.

Les déclarations de cotisations sociales

Après l'édition du premier bulletin de paie pour votre salarié, vous devrez vous acquitter de vos premières cotisations sociales (salariales et patronales).

Chaque mois une Déclaration Sociale Nominative (DSN), devra être établie à une date précise selon l'effectif de votre structure. La DSN permettra la déclaration des bases de cotisations et des montants dus à chaque organisme :

• URSSAF (qui regroupe également la cotisation légale pour la formation professionnelle et la taxe d'apprentissage)
• Retraite 
• DGFIP (pour le prélèvement à la source)
• Les autres taxes liées à votre structure (DOETH, taxe sur les salaires si concerné).
• Prévoyance et mutuelle 

La réalisation de la DSN permettra de déclencher l'aide exceptionnelle prévue pour vos contrats d'apprentissage et de professionnalisation. 
Pensez à vous rapprocher de votre OPCO compétent pour créer votre adhésion rapidement. Cette adhésion permettra de vous acquitter de la cotisation conventionnelle pour la formation professionnelle.

Depuis 2021, vous êtes également dans l'obligation d'ouvrir un compte employeur AT/MP sur Net Entreprise afin de recevoir de façon dématérialisée votre taux annuel d'Accident du Travail et Maladie Professionnelle.

Ces éléments ont un caractère strictement informatif. Ils n’ont aucun caractère exhaustif et ne peuvent en aucun cas être considérés comme constituant un avis juridique, une consultation, un conseil, un démarchage, une sollicitation ou une offre de services juridiques.